Privacyverklaring Evangelische kerk Westland
Algemeen
Over deze verklaring
Voor de Evangelische kerk Westland (hierna te noemen “de gemeente”) is privacy en een veilige omgeving van groot belang.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen onze gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de gemeente is.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de gemeente is een ieder die op basis van zijn functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de gemeente
Om ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen, heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen gelegd bij de diaken secretaris en de diaken penningmeester.
Om een verzoek te doen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming kunt u contact opnemen met de ledenadministratie via het mailadres: ledenadministratie@ekwestland.nl
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
1. Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
2. Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de gemeente is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich daar niet tegen verzetten.
3. Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
4. Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om uw persoonsgegevens te (laten) wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich hiertegen niet verzetten.
5. Het recht op beperking van de verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de gemeente als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de gemeente dient u een uitdrukkelijk verzoek te richten aan de secretaris van de gemeente. Voor verwijdering uit het bestand met bezoekers kunt u zich richten tot de ledenadministratie.
VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE
Gezien de werking van de gemeente vinden er een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de organisatie. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Situatie welke gegevens zijn erbij betrokken grondslag
Algemene Organisatie
De organisatie van de gemeente kent een raad die leiding geeft aan de gemeente. In deze raad zitten oudsten en diakenen die daarin verkozen worden. Het huishoudelijk reglement schrijft voor dat zij door de leden kunnen worden voorgedragen. Binnen deze procedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden de gelegenheid bezwaar te maken. Naam en voornaam De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten
en het gerechtvaardigd belang van de gemeente om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.
Ledenadministratie.
De gemeente maakt gebruik van een ledenadministratie. Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
• naam en voornamen
• adres, postcode, woonplaats
• geboortedatum en -plaats
• geslacht
• telefoonnummer
• email adres
• burgerlijke staat en huwelijksdatum
alsmede de volgende gemeentelijke gegevens:
• doop, met vermelding van de datum en de naam van de gemeente
• de aard van de verbondenheid met de gemeente: als lid of als bezoeker. De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten
en ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE GEMEENTE
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de gemeente worden diverse persoonsgegevens verwerkt. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Situatie welke gegevens zijn erbij betrokken grondslag
Er worden uitnodigingen of mededelingen per email verstuurd. Email adres De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang en de uitvoering van de overeenkomst.
In het magazine en op de website staan de functionarissen van de gemeente.
Naam en voornaam
Functie
Email adres (privé of functie-gerelateerd)
Foto (soms) De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Voor het vermelden op de website heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.
Er wordt een (papieren) adressenlijst gedistribueerd. Naam en voornaam
Adres, postcode, woonplaats
Telefoonnummer
Email adres Voor het opnemen van deze gegevens in de lijst heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen. Alleen degenen die toestemming hebben gegeven, ontvangen een exemplaar van de adressenlijst.
Tijdens een dienst worden in gebed of anderszins namen van personen genoemd; op het infobord worden gegevens van personen vermeld. Naam en voornaam
Gegevens rondom vreugde en verdriet Voor het noemen van deze gegevens heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.
Er worden audio-opnames van de preek tijdens de zondagse diensten gepubliceerd. Het is mogelijk dat er gegevens van mensen tijdens de preek worden vermeld. Daartoe dienen betrokkenen toestemming te geven. Om al haar vaste bezoekers in staat te stellen deze diensten mee te maken plaatst de gemeente preken online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
Op de website staan foto’s van activiteiten met bezoekers van de gemeente. Foto De gemeente verwerkt foto’s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen.
BEWAARTERMIJNEN
De gemeente zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden worden in ieder geval bewaard zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving gaat een beperkt deel naar een historisch archief. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen zoals voor financiële gegevens.
DOORGIFTE AAN DERDEN
Er worden geen gegevens aan derden buiten de gemeente doorgegeven.
Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
Maatregel
De raad evalueert het privacybeleid (inclusief het privacy statement) jaarlijks.
Alle functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het
privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacystatement. • eenmalig (datum 02-07-2019) en bij intreding in de functie.
De bezoekers van de gemeente worden op de website op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, door het ter beschikking stellen van het privacystatement.
De sprekers worden via e-mail op de hoogte gebracht van het feit dat de preek op de website wordt geplaatst.
Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.